Persónuverndarstefna

PERSÓNUVERNDARSTEFNA FJÖLBRAUTASKÓLA VESTURLANDS

Fjölbrautaskóli Vesturlands Akranesi, kt. 681178-0239, hér eftir nefnt FVA eða skólinn, er til húsa að Vogabraut 5, 300 Akranesi. Símanúmer skólans er 433 2500 og netfang er skrifstofa@fva.is.  FVA leggur áherslu á að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem skólinn vinnur með og kappkostar að öll vinna með persónuupplýsingar innan skólans fari fram í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018  sem tóku gildi þann 15. júlí 2018, um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga.

FVA hefur mótað persónuverndarstefnu sem hér er lýst og hefur að markmiði að auðvelda þeim sem hana lesa að átta sig á hvaða upplýsingum skólinn safnar um einstaklinga, í hvaða tilgangi og hvað gert er við þær. Einnig er lýst rétti einstaklings varðandi persónuupplýsingar og skýrt hvert hann getur leitað ef hann óskar eftir upplýsingum eða þykir á sér brotið.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar. Um nánari skilgreiningu á því hvað teljist persónuupplýsingar og hvað teljist viðkvæmar persónuupplýsingar vísast til 2. og 3. tl. 3. gr. laga nr. 90/2018.

Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga

FVA safnar persónuupplýsingum til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli laga nr. 92/2008 sem gilda um framhaldsskóla. Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga hjá FVA á því stoð í lögum eða varðar þjónustu sem skólinn veitir nemendum, að veita þeim þá þjónustu sem þeir eiga lagalegan rétt á. Einnig safnar skólinn persónuupplýsingum vegna samningssambands við starfsfólk og ýmsa verktaka. Um suma vinnslu er jafnframt byggt á lögmætum hagsmunum,  s.s. vegna myndbirtinga og eftirlits í öryggisskyni. Eftirfarandi eru dæmi um tilgang upplýsingamiðlunar:

  • Innritun nemenda í skólann
  • Veiting einkunna fyrir námsárangur
  • Yfirlit yfir námsframvindu
  • Greiðsla fyrir vinnu eða vöru

Persónuupplýsingar og vinnsla (meðferð) þeirra

FVA er afhendingarskyldur aðili til Þjóðskjalasafns skv. lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014 og geymir því öll gögn fram að skilum til Þjóðskjalasafns í samræmi við settar reglur þar um.

Öll notkun og meðferð persónuupplýsinga, s.s. söfnun þeirra, skráning, geymsla og eyðing telst vinnsla, sbr. 4 tl. 3. gr. persónuverndarlaga nr.  90/2018.

FVA leggur áherslu á að ekki sé gengið lengra í vinnslu persónuupplýsinga en þörf krefur, til að ná því markmiði sem stefnt er að með vinnslunni. Í vinnsluskrá kemur fram á hvaða heimildum vinnslan er framkvæmd. FVA gerir sitt ýtrasta til að tryggja að gætilega sé farið með persónuupplýsingar og meðferð þeirra ávallt samkvæmt lögum og reglum. Eftirfarandi grundvallarreglur ráða því hvernig þínar persónuupplýsingar eru meðhöndlaðar hjá FVA:

  • Þær skulu vera löglegar, sanngjarnar og réttar
  • Tryggðar gegn óheimilum breytingum og meðhöndlaðar af trúnaði
  • Skráðar í sérstökum og skýrum tilgangi og ekki notaðar síðar í öðrum óskyldum tilgangi
  • Vistaðar eins lengi og þörf er á eða lög kveða á um
  • Vera uppfærðar og aðgengilegar
  • Aðeins notaðar í upprunalegum tilgangi og ekki afhentar öðrum nema að beiðni viðkomandi og með ótvíræðu samþykki hans eða að skólinn beri lagalega skyldu til þess

Um hverja safnar FVA persónuupplýsingum?

Við rekstur skóla safnast óhjákvæmilega ýmsar persónuupplýsingar um mismunandi hópa, þ.e. nemendur skólans, starfsfólk skólans, einstaklinga/viðskiptamenn, s.s. ráðgjafa, birgja, verktaka og lögaðila sem skólinn er í samskiptum við.

Hvaða persónuupplýsingar skráir FVA eða geymir?

FVA skráir og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um framangreinda hópa, en þó eingöngu upplýsingar sem eru nauðsynlegar og viðeigandi með hliðsjón af tilgangi hverju sinni. Þannig er umfangsmeiri upplýsingum t.d. safnað um nemendur og starfsfólk skólans heldur en aðra. Upplýsingarnar geta bæði verið á pappír eða rafrænar. Sérstök aðgát er höfð um söfnun og meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga, s.s. um heilsufar, trúarbrögð og þjóðernislegan uppruna.

Utanumhald um persónuupplýsingar:

FVA er í samstarfi við Advania sem hýsir INNU í öruggu og vottuðu umhverfi hjá Advania, sjá persónuverndarstefnu Advania. INNA veitir skólum og nemendum lausn í tengslum við nám og skólarekstur. Aðgangi að INNU er aðgangsstýrt og aðgangsheimild bundin við þá einstaklinga sem þurfa aðgang að upplýsingum um nemendur, s.s. skólameistari, kennarar, náms- og starfsráðgjafar og þjónustuaðilar við nemendur, t.d. mötuneyti.

FVA er ríkisstofnun og nýtir því Orra, fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins til utanumhalds en Advania sér um rekstur kerfisins fyrir Fjársýslu ríkisins (FJS). Allir kerfishlutar eru aðgangsstýrðir í öruggu og vottuðu umhverfi.

Dæmi um persónuupplýsingar um nemendur sem FVA skráir eða notar:

Dæmi um persónuupplýsingar um nemendur sem FVA skráir eða notar: Dæmi um persónuupplýsingar um starfsfólk sem FVA skráir eða notar:
  • Nafn og kennitala
  • Heimilisfang
  • Netfang
  • Símanúmer
  • Nafn forráðamanna
  • Netfang forráðamanna
  • Símanúmer forráðamanna
  • Mætingar
  • Verkefnaskil
  • Einkunnir
  • Upplýsingar um sérþarfir (veittar af nemanda sjálfum eða forráðamanni
  • Nafn og kennitala
  • Heimilisfang
  • Netfang
  • Símanúmer
  • Launareikningur

Hvaðan koma persónuupplýsingarnar?

Að jafnaði aflar skólinn persónuupplýsinga beint frá þeim einstaklingi sem upplýsingarnar varða. Við tilteknar aðstæður geta upplýsingarnar þó komið frá þriðja aðila, t.d. Þjóðskrá, heilbrigðisstofnun eða öðrum þriðja aðila. Þegar upplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun skólinn leitast við að upplýsa um slíkt, eftir því sem við á.

Skráningar í INNU
Upplýsingar koma frá nemanda sjálfum, forráðamanni, skólameistara, kennara, náms- og starfsráðgjafa eða öðru starfsfólki skólans sem hefur til þess heimild.

Tölvupóstur
Sendi nemandi kennara eða öðru starfsfólki skólans tölvupóst þá varðveitist hann í tölvupóstkerfi skólans.

Upplýsingar um sérþarfir
Upplýsingar koma frá nemanda eða forráðamanni.

Myndir
Mynd af nemanda til birtingar í auglýsingaefni skólans, á heimasíðu eða samfélagsmiðli á vegum skólans er aðeins birt að fenginni óyggjandi heimild frá nemandanum og forráðamanni hans (ef það á við). Nemandinn getur dregið heimildina til baka (eða forráðamaður ef það á við) hvenær sem er og skal ætíð brugðist strax við henni og myndin fjarlægð. Undanþága frá kröfum um fyrirliggjandi heimild til myndbirtingar varðar hópmyndir sem teknar eru í skólanum eða á viðburðum á vegum skólans og ljóst að enginn einn nemandi er brennidepill myndarinnar. Nemandi og/eða forráðmaður (ef við á) getur farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðli á vegum skólans, án þess að gefa upp ástæðu.

Afhending upplýsinga til þriðja aðila

FVA miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema honum sé það skylt samkvæmt lögum, eða viðkomandi nemandi eða starfsmaður hafi óskað eftir og fyrir fram gefið samþykki fyrir því. Slíkt samþykki er auðveldlega hægt að afturkalla.

Hver er þinn réttur varðandi upplýsingar um þig?

  • Þú hefur rétt til að fá upplýsingar um allar skráðar persónulegar upplýsingar um þig, rafrænar eða á pappír, hvaðan þær komu og til hvers þær eru notaðar.
    • við afhendingu slíkra upplýsinga ber skólanum skylda til meta áður hvert skjal sem óskað er eftir, hvort þar geti verið upplýsingar sem þú átt ekki rétt á, á grundvelli III. kafla upplýsingalaga nr. 140/2012, um aðgang aðila að upplýsingum um hann sjálfan.
  • Þú hefur rétt til að koma á framfæri athugasemd við ófullkomnar eða rangar upplýsingar um þig. Skrá er haldin yfir leiðréttingar.
    • skólanum ber skylda til að varðveita upplýsingarnar samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn nr. 77/2014.

Þegar þú óskar eftir upplýsingum um skráningar um þig á beiðnin að vera skrifleg. Nota má þar til gert eyðublað, þér að kostnaðarlausu. Umsókn skal senda á netfangið personuvernd@fva.is

Persónuverndarfulltrúi – tengiliður

Persónuverndarfulltrúi FVA tekur á móti hvaðeina erindum er varða persónuupplýsingar og meðferð þeirra. Hann er til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar, hlutast til um þjálfun starfsfólks og framkvæmir úttektir. Hann er tengiliður við Persónuvernd og vinnur með henni.

Persónuverndarfulltrúi FVA er Sigríður Hrefna Jónsdóttir. Hægt er að hafa samband við hana í síma 431-2507 eða senda tölvupóst á netfangið personuvernd@fva.is. Þá er hægt að senda póst merktan persónuverndarfulltrúa til FVA, Vogabraut 5, 300 Akranes.

Leitast er við að bregðast við öllum fyrirspurnum innan mánaðar frá viðtöku þeirra. Sé um að ræða umfangsmikla eða flókna beiðni mun FVA upplýsa um að ekki verði brugðist við beiðni innan framangreindra tímamarka. Ætíð skal leitast við að svara innan þriggja mánaða frá viðtöku á beiðni.

Eftirlit

Ef einstaklingur hefur athugasemdir við vinnslu FVA á persónuupplýsingum hans getur hann sent erindi til Persónuverndar sem annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Upplýsingar um Persónuvernd er að finna á vef stofnunarinnar, www.personuvernd.is

FVA leitast ávallt við að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem skólinn vinnur með hverju sinni og kann persónuverndarstefna skólans því að taka breytingum í kjölfar reglubundins eftirlits og úttekta. Breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu uppfærðrar stefnu á vefsíðu skólans, fva.is